Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolain (523/99) 10 §:n ja 24 §:n mukainen rekisteriseloste, päivitetty 20.4.2019.

Laatimispäivämäärä:  20.05.2018

Rekisterinpitäjä

Puro Media & Art osk.
Lapintie 6 B 12
33100 Tampere

Y-tunnus 2710152-2

puh. +358 44 2314 850
sähköposti: info@puromedia.fi

Rekisteriasiat

Vastaamme rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin sähköpostitse.

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö on Tiina Suvanto.

 

Rekisterin nimi

Puro Media & Art osuuskunnan asiakas-, jäsen-, työntekijä- ja markkinointitietorekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen ja henkilötietolain 8 §: n mukainen henkilötietojen käsittely osuuskunnan palveluiden kehittämiseen ja ylläpitämiseen liittyviin tarkoituksiin. Asiakasrekisterin henkilötiedot poistetaan tietokannasta asiakassuhteen päätyttyä säännöllisesti tehdyillä poistoajoilla. 

Jäsenrekisteriin liittyviä tietoja käytetään vain osuuskunnan osapuolten yhteydenpitoon, jäsenmaksutapahtumiin, hankintoihin liittyviin tietoihin sekä asiakassuhteiden luomiseen ja ylläpitämiseen. Jäsenrekisterin henkilötiedot poistetaan tietokannasta osuuskunnan jäsenyyden päätyttyä. 

Työsuhteeseen tai työnhakuun liittyviä tietoja säilytetään 12 kk työnhaun päättymisen tai työsuhteen purkautumisen jälkeen. Työnantajan velvoitteet täyttääkseen työsopimukset tulee säilyttää 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen henkilötiedot vanhoista työntekijöistä poistetaan.   

Markkinointirekisterin tarkoituksena on Puro Media & Art -osuuskunnan ja sen tuotteiden ja palvelujen markkinointi potentiaalisille asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.  Rekisterissä käsiteltäviä sijaintitietoja, osto- ja palvelukäyttäytymistietoja käytettäviä voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisen uutiskirjeen lähettämisen sekä muiden markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Markkinointirekisterin henkilötietoja säilytetään 6 kk sen jälkeen, kun henkilötieto ei ole enää tarkoituksenmukaisessa käytössä.  

Tietoja voidaan lisäksi käsitellä muiden tilausten, luototuksen, laskutuksen, perinnän, asioinnin, asiakaskyselyiden, palveluiden kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuksien hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. 

 

Rekisterin tietosisältö

Puro Media & Art osuuskunnan rekisterit pitävät sisällään seuraavia tietoja:

Henkilötietorekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietoja:

  • Etunimi ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero(t)
  • Yritys ja asema
  • Syntymäaika
  • Äidinkieli
  • Sijaintitiedot
  • Ostotapahtumat (verkkopalvelut)
  • Yrityksen osoitetiedot
  • Käyttäjätunnus ja salasana (tietopalvelut)
  • Tieto käyttäytymisestä verkkopalvelussa, evästeet (katso kohta 13. Evästeet)
  • Hyväksyntä suoramarkkinointiin sekä verkkopalveluita varten tunnistustiedot
  • Palveluun liittyvät mielenkiinnon kohteet ja näihin liittyvät yksityiskohtaiset tiedot

Asiakasrekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietoja:

  • Asiakassuhteeseen ja tilaukseen liittyviä tietoja, osapuolten välinen muu yhteydenpito, tapaamiset

Jäsenrekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietoja:

  • Sisäinen yhteydenpito, osto- ja maksutapahtumat, asiakassuhteet ja asiakasprojektit  

Markkinointirekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietoja:

  • Markkinointipreferensseihin liittyviä vapaaehtoisesti täydennettäviä tietoja, kampanjakohtaisia tietoja, markkinointiluvan antaneet

 

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääasiassa henkilöltä itseltään sekä Puro Media & Art -osuuskunnan teknisten palveluiden kautta, esimerkiksi verkkosivujen. Muita mahdollisia tietolähteitä ovat asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, asiakkuudenhallinta, yhteistyökumppanit, työntekijän itse sopimuksella luovuttamat tiedot sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimalla tavalla. Tietoja ei siirretä pysyvästi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteritietoja voidaan jakaa osuuskunnan sisällä sekä palvelua yhdessä tuottavien sidosryhmien kesken. Mikäli teemme osuuskunnan ulkopuolisten toimijoiden kanssa yhteistyötä, teemme tähän liittyen sopimukset, joihin liitetään DPA (Data Protection Agreement).

Puro Media & Art osuuskunnan käyttämiä käsittelijöitä:
Mailchimp – www.mailchimp.com
Google – www.google.fi
Facebook – www.facebook.com
LinkedIn – www.linkedin.com
Instagram – www.instagram.com
Holvi – www.holvi.com
Shellit – www.shellit.org

 

Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan poistaa henkilön vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

 

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Yksityishenkilöllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja pyyntöä tehdessä henkilöllisyys on todistettava. Tarkastuspyynnön johdosta annettavat tiedot annetaan kirjallisesti ja toimitetaan postitse kyseisen henkilön rekisteriin ilmoittamaan osoitteeseen.

Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 1).

 

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevissa tiedoissa oleva virhe oikaistuksi. Virheen oikaisemista koskeva pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja henkilöllisyys on todistettava.

Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 1).

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja teknisesti suojattuina. Puro Media & Art -osuuskunnan tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja Rekisterinpitäjän erikseen nimeämät henkilöt. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan ja ovat palautettavissa asiakassuhteen ajan, sekä 6kk suhteen loppumisen jälkeen.

 

Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten.

 

Evästeet

Palvelu käyttää ns. Cookie-toimintoa eli evästeitä käyttäjätietojen hallintaan. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joita voidaan käyttää internet-selaimen ja -palvelimen välisen yhteydenpidon ohjaamiseen, esimerkiksi verkkokaupan ostoskorin toimintaan tai verkkosivuston toiminnan helpottamiseen. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Lisäksi evästeitä käytetään anonyymien tilastotietojen keräämiseen Puro Media & Art -osuuskunnan www-sivujen käyttömääristä ja -tavoista seurantapalveluilla ja -ohjelmistoilla. Näitä tilastotietoja ei yhdistetä käyttäjien henkilötietoihin. Saamamme palautteen avulla pyrimme jatkuvasti parantamaan www-sivuja.

Mikäli Internet-sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua palvelun saavan tietoja evästeiden avulla, hän voi kieltää evästeet (useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen). Huomaa kuitenkin, että tällöin Internet-sivujen toiminnassa saattaa esiintyä häiriöitä.

 

Vastaamme mielellämme rekisteriin liittyvissä kysymyksissä. Olethan rohkeasti yhteydessä!